Электронные счета фактуры
Совсем недавно у предприятий появилась возможность предоставлять электронные счета фактуры в налоговую инспекцию, в этой статье мы рассмотрим плюсы и минусы: электронных счет фактур.
Законодательная база
Для того, чтобы электронный документооборот счетов фактур в полной мере работал на практике, нужно только определенные усилия предприятий и их контрагентов. Для начала был внесен в Налоговый кодекс закон, который позволял налогоплательщикам выставлять счет фактуру в электронном виде. Последний приказ, который утвердил данный электронный документооборот и электронные форматы таких документов:
- Счета фактуры и так же корректировочные;
- Журналы учета выставленных и полученных счетов фактур;
- Книг продаж и покупок и дополнительные листы к ним.
Плюсы электронных счетов фактур
Самым главным плюсом электронного документооборота, является его оперативность. Пересылать счета фактуры по ТКС каналам, теперь можно и инспекторам, что облегчает процедуру проведения действия налогового контроля. К тому же электронные счета фактуры позволят предприятиям перейти на новый уровень безбумажной формы работы, что исключит 2 статьи затрат – почтовые расходы и канцелярские. Помимо того, применение электронных счетов фактур позволит предприятиям оптимизировать внутренний документооборот, а так же улучшить качество управления. Положительным моментом электронных счетов фактур для плательщиков НДС, является то, что они позволят избежать ряд ошибок, которые допускаются при составлении счетов.
Процесс обмена счетов фактур в электронном виде
Переходить или нет на электронный оборот, каждое предприятие должно для себя решить этот вопрос самостоятельно. В случае согласия, предприятия должны оповестить своих контрагентов, которым планируется направлять электронные счета фактур. К тому же необходим оператор, который будет заниматься обменом счетов фактур. Для успешного обмена документооборота необходимо, чтобы у участников обмена и оператора были совместимы возможности и технические средства для обработки и приема информации. Форматы электронных документов, должны иметь идентификатор оператора. Для полноценного обмена, необходимо иметь сертификаты ключей и электронные цифровые подписи, их можно получить в удостоверяющем центре.
Каждая счет фактура имеет определенные действия двух участников:
- Продавец должен составить в формате электронный счет фактуру утвержденную в ФНС; Оператор, который получил от продавца электронный файл счет фактур, должен на следующий день в электроном виде передать подтверждение полученной фактуры продавцу;
- Оператор покупателя в свою очередь пересылает файл, в котором находятся счета фактуры покупателю и отправляет ему подтверждение;
- Покупатель получив электронные счета фактур, должен отправить уведомление об этом продавцу, которое должно пройти через 2х операторов.
Какие неприятные ситуации связанные с вычетом НДС возможно избежать
- Не правильное указание обязательных реквизитов. Данные ошибки носят систематический характер и налогоплательщики их периодически допускают. Такие ошибки обнаруживаются не сразу и могут повлечь за собой внесения исправлений в счет фактуру или отказ в вычете. При электронном документообороте такие ошибки произойти не могут, так как программа тщательно проверяет все сведения при помощи справочника ЕГРЮЛ. К тому же, обязательные поля в документе должны быть заполнены, иначе программное обеспечение не отправит документ.
- Отсутствие подписей и их расшифровка. Счет фактура должна быть подписана начальником и главным бухгалтером предприятия или же уполномоченным лицом. На электронном документе может быть исключительно одна электронная подпись, начальника предприятия или уполномоченного лица. Данная подпись уникальна для любого владельца и содержит достаточную информацию о нем. ФИО и должность.
- Электронный документооборот позволит предотвратить различные претензии контролирующих органов на счет того, что документ подписан лицом, которое не уполномочено и не имеет права совершать данные действия.
- Опоздание счетов фактур. На практике часто случается, что счет фактура покупателю поступает с опозданием. По закону должен произойти вычет в налоговом периоде. Данная проблема решается намного легче, если использовать электронный документооборот.
- Несвоевременное выставление счета.
Минусы электронных счет фактур
Как ни странно, но именно преимущества данного документооборота, его достоверность, прозрачность и оперативность, является его негативной стороной. Потому что процедура оформлена электронных счетов фактур и их пересылка. Не позволяет контрагентам выставлять задним числом счет фактуру. Данный способ во время обмена бумажными документами, использовался налогоплательщиками довольно часто. В результате плательщикам НДС, нужно внимательно относиться к исправленным электронным документам в книге продаж и покупок.
В этой статье, мы рассмотрели плюсы и минусы электронного счета фактур, положительных моментов, данный электронный оборот, имеет гораздо больше, чем отрицательных, и предприятиям намного проще и выгоднее пользоваться именно данной системой обмена документами.
